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Muitos profissionais ignoram a existência de regras para boa utilização de correios eletrônicos disponibilizados pelas empresas, cometendo erros que podem deixar uma má impressão e até mesmo levar à demissão. Já falei um pouco sobre a utilização de recursos de informática no ambiente profissional no artigo Informática a seu Favor, agora irei detalhar um pouco mais sobre a utilização do e-mail corporativo.

É importante esclarecer que este tipo de e-mail é propriedade do empregador, que o cede ao funcionário para utilização como ferramenta de trabalho. Por isso, ao contrário do que muitos pensam, a empresa que monitora e controla as mensagens emitidas pelo correio eletrônico corporativo não está violando o direito à privacidade e ao sigilo de correspondência, previsto pela Constituição. Este direito diz respeito à comunicação estritamente pessoal, o que não é o caso do e-mail cedido para fins laborais.

Além do cuidado em relação ao conteúdo dos e-mails, existem algumas regras de relacionamento que também devem ser observadas. Irei abordar abaixo dicas diversas para melhorar a comunicação e utilização desta ferramenta no trabalho, sem comprometer a sua imagem profissional e o seu emprego.

1. Mensagens com conteúdo pessoal: É aceitável que o funcionário utilize o e-mail corporativo para fins não laborais, desde que tenha ciência de que o conteúdo acessado poderá ser monitorado. Entretanto, a utilização excessiva deve ser evitada, o melhor é usar apenas em casos emergenciais. Sempre que possível, conteúdos pessoais e que não têm relação com o trabalho devem ser tratados pelo e-mail pessoal. Se estiver em busca de uma nova colocação profissional, não utilize o e-mail da empresa atual para enviar o seu currículo, pode passar a impressão de que você não a respeita.

2. Educação e cortesia: Apesar de ser uma correspondência mais informal, a maneira como você se relacionará com as pessoas deve seguir os mesmos padrões de um ambiente profissional. Palavras como “por favor”, “obrigada”, “por gentileza” e “desculpa” devem fazer parte do seu vocabulário. Outra dica importante é responder às mensagens recebidas assim que possível, não deixando solicitações sem respostas.

3. Ortografia e gramática: Evite ao máximo enviar e-mails com erros, pois podem causar uma péssima impressão. Utilize corretores ortográficos para conferência e releia os textos para identificar possíveis erros de digitação ou concordância antes de enviar a mensagem. Sempre tente ser claro e objetivo na construção das mensagens.

4. Escolha do assunto e assinatura: No assunto deve constar uma referência breve e clara do conteúdo da mensagem, o que ajudará o receptor a priorizar suas leituras e facilitará a identificação posterior deste conteúdo em meio a tantas outras mensagens. Elabore uma assinatura padrão para suas mensagens, de preferência identificando seu nome, contatos, setor e empresa. Evite figuras, “emotions” e mensagens adicionais.

5. Encaminhando mensagens a terceiros: O cuidado ao repassar mensagens recebidas a terceiros deve ser grande, principalmente se o conteúdo desta for restrito. Coloque no campo “Para” as pessoas que terão ação direta ou decisão sobre o assunto, e no campo “Cópia” as que devem apenas ter conhecimento a respeito. Ao enviar mensagens a um grupo de pessoas que não se conhecem, utilize o recurso “Cópia oculta”, evitando, desta forma, a divulgação de e-mails de outras pessoas sem autorização. Ao envolver uma pessoa em um assunto em andamento, cite o nome desta para que os demais tenham conhecimento. Cuidado com o recurso “Responder a todos”, confira sempre quem está na lista.

6. Envio de arquivos anexos: Não anexe arquivos sem necessidade. Verifique se o destinatário consegue abrir o arquivo que você usa e se pode receber o tamanho de arquivo que você está enviando. Encaminhar arquivos muito grandes pode sobrecarregar o servidor e a caixa de e-mail do receptor.

7. Excessos devem ser evitados: A utilização de “emotions”, desenhos e palavras abreviadas deve ser evitada em e-mails com conteúdo formal. Além disso, a etiqueta de comunicação na Internet diz que palavras em CAIXA ALTA correspondem ao grito das mensagens faladas, portanto, prefira o negrito ou itálico para destacar parte do seu texto, se for esta a sua intenção.

8. Conteúdos inadequados: É muito importante evitar o envio de correntes, piadas e vídeos pelo e-mail corporativo. Utilize seu e-mail pessoal para isso. Além de demonstrar que você está gastando parte do seu tempo de trabalho com assuntos diversos, dependendo do conteúdo, há possibilidade de você comprometer seu emprego. Brincadeiras inadequadas, intrigas e material pornográfico já foram alvos de discussão na justiça contra o empregado.

Ressalto que o uso do e-mail corporativo pelo empregado de forma diferente da que foi orientada pelo empregador ou de forma que prejudique a imagem da empresa, pode caracterizar indisciplina, insubordinação, incontinência de conduta ou desídia funcional, que justificam a demissão por justa causa.

Bom senso é a palavra chave quando falamos sobre a utilização de recursos de informática no ambiente profissional. Aquele que tem à sua disposição recursos como Internet, e-mail, programas de mensagens instantâneas, dentre outros, precisa ficar atento à forma que irá utilizá-los, pois a responsabilidade por esta utilização é do usuário.

Você deve ter em mente que os recursos disponibilizados pela empresa são para uso profissional, são ferramentas de trabalho de propriedade da companhia e devem ser utilizados de acordo com os interesses dela.

Hoje, desde muito cedo, as pessoas têm à disposição a tecnologia e suas facilidades e acostumam-se com a utilização desta a todo momento. Existem muitos recursos que facilitam a vida das pessoas e tornam-se indispensáveis quando se cria o habito de utilizá-los. Mas muitos se esquecem que há momento para tudo, inclusive para usufruir das vantagens que a tecnologia proporciona. Fique atento, pois no ambiente de trabalho, suas atitudes vão refletir a impressão que as pessoas têm sobre você, inclusive quando se trata de utilização dos recursos de informática.

Algumas empresas possuem formas estruturadas para monitorar o fluxo de informações na Internet e disponibilizam relatórios de utilização para seus gestores acompanharem as atividades dos seus funcionários. Alguns julgam que este tipo de monitoração é ilegal e fere a privacidade do funcionário, mas há vários casos levados à Justiça que são favoráveis às empresas e não consideram desta forma.

Para que você não se prejudique profissionalmente, seguem algumas dicas de utilização de recursos de informática na empresa:

1. E-mail >> Mantenha o hábito de encaminhar apenas mensagens profissionais da sua conta de e-mail da empresa. Para outros conteúdos, utilize uma conta de e-mail pessoal. De forma geral, tenha bom senso para enviar e receber conteúdos que não sejam de interesse da empresa. Se receber Spams no e-mail profissional, não repasse. Evite cadastrar esta conta em sites que irão encaminhar propagandas para você. Cuidado com a linguagem que irá utilizar em suas mensagens, dê preferência a um modo mais formal de escrever, evite gírias e palavras inadequadas para o ambiente profissional.

2. Mensagens Instantâneas >> Quando é liberada a utilização de programas de mensagens instantâneas, lembre-se que estes devem ser utilizados com objetivo de facilitar a comunicação com os colegas de trabalho, com clientes e fornecedores. Se possível, faça contas separadas para assuntos pessoais e de trabalho, ou mantenha listas separadas para facilitar a identificação dos usuários que você deve dar atenção quando está trabalhando. Evite assuntos que não são de interesse da empresa, lembre-se que as conversas podem ser arquivadas e monitoradas.

3. Internet >> Fique atento ao tempo que você utiliza navegando na Internet. Não exagere e de preferência aos horários que você está em intervalo. Muitas empresas utilizam bloqueios de acesso a sites que consideram impróprios, mas outras não. Em todo caso, tendo ou não bloqueios, evite sites de mídia social, como Orkut, Facebook, Twitter e tantos outros. Evite também sites com conteúdo de entretenimento de uma forma geral, afinal, você está trabalhando. Acho que não é necessário nem comentar sobre conteúdo pornográfico.

4. Senhas >> As senhas têm o objetivo de proteger você e a empresa, um vez que possibilita a comprovação de ações realizadas por você enquanto usuário. Portanto, seja criterioso ao escolhê-las e não repasse a suas senhas para outras pessoas. Ao sair de sua estação de trabalho, encerre a conexão ou bloqueie a máquina.

5. Outros Recursos >> Jogos e aplicativos de entretenimento, como filmes e música só devem ser utilizados se a empresa for muito liberal e claramente permitir, mas recomendo que sejam acessados somente nos intervalos de trabalho. Caso contrário, devem ser esquecidos durante sua jornada.

A informática poderá ser sua aliada no ambiente de trabalho se você utilizá-la de forma responsável, profissional, ética e legal.